Conditions Générales d’achats

Les clauses ci-après ont une portée générale, elles ont vocation à régir les conditions d’achat de biens mobiliers, matériels et/ou immatériels (ci-après dénommés « Produits ») par l’ESBanque, quel que soit leur quantité et/ou leur affectation. En outre, les clauses ci-après référencées n°22 et n°23 sont applicables à l’achat de prestation de services et notamment de prestations intellectuelles, afin de faire peser sur le prestataire (ci-après dénommé « Fournisseur ») des obligations de conseil et de conformité plus spécifiques.

Les conditions générales d’achat de l’ESBanque ont pour objet de définir le cadre des relations contractuelles entre l’ESBanque et son Fournisseur.

Elles sont constituées des présentes conditions générales d’achat (C.G.A) et des conditions particulières d’achat éventuellement annexées qui peuvent le cas échéant prendre la forme d’un contrat.

L’acceptation d’un bon de commande ou d’une lettre de commande par un Fournisseur vaut acceptation sans réserve des conditions d’achat de l’ESBanque.

En cas de contradiction entre les stipulations contenues dans les différents documents contractuels acceptés par les parties, le document d’ordre juridique supérieur prévaudra.

L’ordre juridique décroissant d’importance est le suivant :

• Le contrat conclu entre les parties ;
• Les conventions particulières conclues entre les parties ;
• Les conditions générales d’achat ;
• Les mentions figurant sur les bons de commandes ;
• Les conditions générales de vente du Fournisseur.

La commande est valablement adressée au Fournisseur par voie électronique sous la forme d’un courriel.

La commande doit faire l’objet d’une confirmation par courriel, avant la réception de la confirmation par l’ESBanque, ce dernier est en droit de la modifier en tout point.

Le Fournisseur est tenu d’informer l’ESBanque de tout changement de prix, calendrier, quantité, consécutif aux modifications sollicitées par l’ESBanque.

La commande acceptée par le Fournisseur constitue un engagement ferme et définitif de sa part et constitue une adhésion aux présentes conditions générales d’achat dès lors que ces dernières ne contredisent pas les éléments essentiels prévus dans les conditions générales de vente.

Les parties peuvent prévoir, d’un commun accord, de substituer des conditions particulières négociées à leurs conditions générales respectives.

Sauf convention particulière, ou disposition spécifique contraire des conditions générales de vente, le prix de la commande est toujours stipulé ferme et définitif.

Le prix de la commande inclut les coûts d’emballage ainsi que tout autre coût, risque ou charge en rapport avec l’exécution de la commande.

Aucun coût supplémentaire, de quelque nature que ce soit, ne pourra être imputé au prix de la commande sans accord écrit et préalable de l’ESBanque expressément indiqué sur le bon de commande.

Tout changement de prix ou des modalités de paiement du Fournisseur doit être communiqué à l’ESBanque par tout moyen comportant un avis de réception un mois au moins avant sa date d’application.

Le Fournisseur s’engage à fournir à la livraison toute documentation technique (à jour) permettant d’assurer la maintenance et le fonctionnement correct du Produit. Celle-ci est rédigée en langue française, elle est fournie sans supplément de prix conformément à l’article "prix" ci-dessus.

Le Fournisseur garantit que les Produits livrés, ainsi que l'emballage et l'étiquetage, sont conformes en tous points à la commande de l'ESBanque et exempts de tout vice. En cas de défaut de conformité et dans un délai de 3 mois à compter de la réception des Produits en question dans ses locaux, l'ESBanque pourra, au choix :

• annuler la commande après en avoir informé le Fournisseur ;
• ou obtenir, aux frais du Fournisseur, le remplacement immédiat des Produits non conformes par des Produits identiques ou des Produits de meilleure qualité aux mêmes conditions de prix et dans un délai de 15 jours après réception de la réclamation, sans préjudice de l'indemnisation pouvant être réclamée par l'ESBanque pour l'ensemble des conséquences pécuniaires directes et indirectes résultant des dommages de toute nature causés aux personnes ou aux biens ainsi que des mesures de retrait des Produits pour quelque raison que ce soit.

Les Produits non conformes sont retournés, le cas échéant, au Fournisseur en port payé accompagnés d'un « bon de retour » précisant leur état.

Le Fournisseur garantit les Produits pour une durée au moins égale à 24 mois à partir de la livraison.

Durant cette période, le Fournisseur s'engage à réparer ou échanger ce Produit pour toute défectuosité, erreur, malfaçon, vice apparent ou caché, ou fonctionnement défectueux.

Le Fournisseur s'engage envers l’ESBanque et envers tout client sous‐acquéreur du Produit à réparer ou échanger ce Produit dès lors qu'une défectuosité sera constatée dans le délai de deux ans suivant la revente du Produit, sauf si ce mode de dédommagement s'avère impossible ou disproportionné. En ce cas, le Fournisseur s'engage à prendre à sa charge les conséquences financières du mode de dédommagement mis en œuvre.

Le délai de garantie court à compter de l'émission de la facture de vente du Produit. En toute hypothèse, le Fournisseur est tenu pour responsable, et s'engage à prendre en charge l'ensemble des conséquences pécuniaires directes et indirectes résultant des dommages de toute nature causés aux personnes et/ou aux biens, ainsi que des mesures de retrait, suspension, consignation, reprise avec remboursement du client, modification et/ou destruction des Produits, que ces mesures soient ordonnées par les pouvoirs publics (y compris les tribunaux) ou volontaires et quel que soit le motif invoqué : notamment dans l'hypothèse de vice caché, non‐conformité à une norme ou une réglementation, défaut de sécurité.

Les Produits commandés doivent répondre en tous points aux prescriptions légales et réglementaires en vigueur.

• Emballages

Les Produits doivent être correctement et suffisamment emballés, dans un emballage approprié tenant compte de leur nature et des précautions à prendre afin de les protéger contre les intempéries, la corrosion, les accidents de chargement ou déchargement, les contraintes de transport et de stockage, les vibrations ou les chocs, etc.

Les colis seront clairement identifiés par référence au bon de commande correspondant de l’ESBanque.

Le Fournisseur sera responsable de la casse, des manquants et des avaries provenant d'un emballage, marquage ou étiquetage incorrect ou inadapté.

Tout Produit le nécessitant sera dédouané à la charge du Fournisseur.

• Délai et lieu d'exécution

La date et le lieu de la livraison figurent sur le bon de commande ou, à défaut, sur les documents auxquels il renvoie ou qui lui sont annexés.

Tout événement susceptible d'exercer une influence sur la commande sera immédiatement porté à la connaissance de l'ESBanque.

Le Fournisseur doit notifier cet événement immédiatement par écrit à l'ESBanque, ainsi que sa durée probable et ses conséquences sur les délais de livraison.

Toute commande qui serait livrée avant la date de livraison « au plus tôt » pourra donner lieu au renvoi du Produit aux frais du Fournisseur.

De même, toute commande qui ne serait pas livrée dans le délai prévu « au plus tard » pourra être résiliée par l’ESBanque qui renverra, s'il le souhaite, le Produit aux frais du Fournisseur.

• Réception des produits

Lorsque les Produits sont livrés par le Fournisseur, ce dernier s'engage à respecter les horaires, les consignes de sécurité, et le plan de circulation établis par l'ESBanque jusqu'au point de réception.

La réception par l'ESBanque s'effectue au lieu de livraison indiqué dans la commande aux fins de vérification en qualité et en quantité de la conformité des Produits à la commande. L'ESBanque aura le droit de refuser les Produits non conformes à celle‐ci et notifiera ce refus par écrit.

Le Fournisseur devra reprendre à ses frais les Produits refusés dans un délai maximum de 15 jours ouvrés à compter de la notification du refus.

En cas de non‐conformité portant sur des points mineurs, l’ESBanque pourra procéder à la réception avec réserves.

• Pénalités

En cas de report de la date limite de livraison accepté par l'ESBanque, le Fournisseur s'engage à verser à l'ESBanque une indemnité égale à 1 % par quinzaine de retard, calculée sur le montant des Produits non livrées (prix d'achat HT).

Ces sommes sont dues sans qu'une mise en demeure soit nécessaire et seront acquittées sous forme d'avoir. Elles ne sont pas dues en cas de force majeure.

Le transport s'effectue par [à compléter si nécessaire]

Les frais de transport, lorsqu'ils sont à la charge de l'ESBanque, ne seront remboursés que sur facture, à l'exclusion de tout autre mode, notamment débours ou remboursements sur lettres de voiture ou récépissé.

Sauf indication contraire sur la commande, le transport des Produits se fera aux risques et charges du Fournisseur.

Sauf convention contraire, l’ESBanque devient propriétaire des Produits et supporte les risques à compter de leur réception au lieu de livraison indiqué sur la commande. Néanmoins, les éventuelles réserves émises par l’ESBanque lors de la réception font échec au transfert des risques pour la totalité ou la partie des Produits visés par ces réserves.

Le Fournisseur garantit que les Produits livrés ne sont susceptibles d'aucune revendication de propriété industrielle ou artistique (brevets, marques, dessins et modèles), et que les photographies des Produits peuvent être reproduites sur tous supports, y compris sur Internet, sauf décision contraire exprimée par lettre recommandée avec avis de réception.

Le Fournisseur s'engage à souscrire à ses frais les garanties d'assurances nécessaires pour couvrir les responsabilités qu'il encourt du fait de l'exécution du présent contrat pour tous dommages corporels, matériels et immatériels. Sur demande de l'ESBanque, le Fournisseur lui adressera les attestations d'assurance responsabilité civile générale et professionnelle, datées de moins de six mois.

Dans tous les cas, le Fournisseur devra fournir, sur simple demande de l'ESBanque, une assurance adaptée couvrant les Produits jusqu'à leur arrivée dans les locaux de l'ESBanque ou toute autre destination agréée par lui.

Le Fournisseur s’interdit expressément de solliciter en vue d’une embauche ou d’embaucher directement ou indirectement tout membre du personnel de l’ESBanque.

Le Fournisseur se porte fort, le cas échéant, de l’application de cette interdiction par les autres sociétés du groupe auquel il appartient et/ou éventuels sous-traitants auxquels il fait appel pour l’exécution des présentes.

La présente interdiction s’applique pendant toute la durée du contrat et jusqu’à une (1) année après sa cessation quelle qu’en soit la cause.

En cas de non-respect par le Fournisseur de cette interdiction, ce dernier devra régler à l’ESBanque, une indemnité à titre de pénalité équivalente à un (1) an de salaire du personnel sollicité puis débauché.

Le Fournisseur s’engage à garder confidentielles et s’interdit donc de communiquer, par quelque moyen que ce soit, toute donnée provenant de l’ESBanque, ainsi que les présentes conditions générales d’achat et les éventuelles conditions particulières conclues, l’ensemble des éléments relatifs aux pourparlers précontractuels ainsi que tout autre écrit ou document se rapportant notamment à la conclusion, l’exécution ou la résiliation de la relation contractuelle.

La présente obligation de confidentialité continuera de produire effet à l’expiration du contrat.

Lorsque le Fournisseur entre dans le champ d’application des dispositions légales sur la lutte contre la corruption, ce dernier garantit qu’il respect et respectera celles-ci.

A cet égard, le Fournisseur déclare qu’ :

• il n'a pas enfreint les lois et réglementations en matière de lutte contre la corruption ;
• il n’a pas fait l’objet de sanctions civiles ou pénales, en France ou à l'étranger, pour violation des lois et réglementations en matière de lutte contre la corruption et qu’aucune enquête ni procédure pouvant aboutir à de telles sanctions n’est engagée à son encontre ;
• à sa meilleure connaissance, aucun dirigeant ni cadre de son entreprise n’a fait l’objet de sanctions civiles ou pénales pour violation des lois et réglementations en matière de lutte contre la corruption et qu’aucune enquête ni procédure pouvant aboutir à de telles sanctions n’est engagée à leur encontre.

Au sens du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018, ainsi que de la loi n° 78-17 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 modifiée :

L’ESBanque est responsable de traitement des données à caractère personnel qu’elle collecte et qu’elle peut être susceptible de transmettre le cas échéant au Fournisseur afin de permettre à ce dernier d’exécuter les obligations qui lui incombent dans le cadre de la livraison des Produits y afférents..

Lorsque l’ESBanque transmet au Fournisseur les donnés précitées, le Fournisseur agit en qualité de Sous-traitant. A ce titre, le Fournisseur s’engage à :

• Traiter les données uniquement pour la/les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance ;
• Traiter les données conformément aux instructions documentées de l’ESBanque. Si le Fournisseur considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement l’ESBanque. En outre, si le Fournisseur est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer l’ESBanque de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public ;
• Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat ;

Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en application des présentes conditions générales d’achat :

• S’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
• Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
• Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

Règlement par virement 30 jours à réception de facture

En cas d’inexécution, totale ou partielle, ou de mauvaise exécution de l’une de ses obligations par le Fournisseur en application du présent contrat, l’ESBanque pourra mettre en demeure le Fournisseur de réparer ce manquement et/ou d’exécuter ses obligations dans un délai maximum de quinze (15) jours ouvrés par lettre recommandée avec accusé de réception.

A défaut d’exécution de ses obligations ou de réparation par le Fournisseur dans le délai fixé, l’ESBanque aura la faculté de :

Faire appel à tout tiers de son choix pour exécuter aux lieu et place du Fournisseur défaillant les livraisons, prestations ou toute autre obligation concernée. Les coûts et frais engendrés par cette substitution pourront être imputés des sommes dues par l’ESBanque au Fournisseur ou refacturée au Fournisseur le cas échéant ;

Résilier de plein droit le contrat à effet immédiat et sans nouvelle formalité, par lettre recommandée avec accusé de réception et ce nonobstant les éventuelles indemnités auxquels l’ESBanque pourrait prétendre.

Le Fournisseur s’interdit de céder à quelques conditions que ce soit, tout ou partie des droits ou obligations résultant du contrat, sauf accord préalable expresse et écrit de l’ESBanque.

Le Fournisseur ne pourra sous-traiter tout ou partie des obligations qui lui incombent en vertu des présentes conditions générales et de tout autre document contractuel sans l’accord préalable et écrit de l’ESBanque.

En cas d’autorisation de sous-traitance, le Fournisseur reste seul et unique responsable de la bonne exécution des commandes de l’ESBanque.

Le cas échéant, il appartient au Fournisseur de s’assurer que son sous-traitant respecte les dispositions législatives et réglementaires en vigueur pour l’ensemble de son personnel et s’engage à obtenir de ces derniers les documents mentionnés à l’article X.

L’ESBanque ne pourra jamais être tenu pour responsable du non-respect de ces dispositions par le sous-traitant du Fournisseur.

En cas de litige, seule la loi française est applicable.

Toutes contestations afférentes à la conclusion, l’exécution, la résiliation seront soumises à la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Nanterre, nonobstant toute disposition contraire de conditions générales de vente du Fournisseur, ou de l’un quelconque de ses documents commerciaux (confirmation de commande, bons de livraison, facture, etc.).

Le Fournisseur assurera la maintenance du Produit ou du service fourni à l’ESBanque.

A ce titre, le Fournisseur s’engage à faire tout son possible pour prévenir les éventuels dysfonctionnements, corriger les anomalies de fonctionnement et faire évoluer le système pour l’amener au niveau de performances souhaité par l’ESBanque.

Les parties pourront prévoir par convention particulière, par inscription sur le bon de commande ou par tout écrit, les éléments spécifiques attendus par l’ESBanque, à défaut, le Fournisseur devra permettre le fonctionnement du Produit ou du service fourni conformément aux attentes d’un utilisateur professionnel exigeant.

A défaut de stipulations contraires convenues entre les parties, les frais et coûts afférents aux opérations de maintenance sont inclus de manière forfaitaire dans le prix prévu.

Le Fournisseur s’engage par la signature des présentes à remplir son obligation de conseil à l’égard de l’ESBanque.

A ce titre, le Fournisseur devra faire tout son possible pour veiller à proposer, informer, assister et conseiller l’ESBanque quant à :

• La cohérence et l’atteinte des choix et objectifs de l’ESBanque pendant toute l’exécution des prestations ;
• Les modifications, évolutions ou améliorations que l’ESBanque solliciterait au cours de la réalisation des prestations.

Le Fournisseur s’engage à fournir les prestations dans le strict respect de la législation et de la réglementation applicable à ses activités, notamment en matière sociale (durée du travail et congés).

Le Personnel du Fournisseur reste en toutes circonstances sous la responsabilité, la subordination, l’autorité hiérarchique et le contrôle de ce dernier. Le Fournisseur assure seul la discipline de son personnel.

En particulier, le Fournisseur assure, en sa qualité d’employeur, la gestion administrative, comptable et sociale de son personnel et déclare être en règle au regard des articles L. 8221-3 et suivants et D. 8222-5 du code du travail.

À cet effet, et conformément aux dispositions légales, le Fournisseur remettra à l’ESBanque au jour de la signature des présentes conditions générales et, par la suite, tous les six mois pendant la durée d’exécution des Prestations, l’ensemble des documents requis par l’article D. 8222-5 du code du travail :

• Une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale prévue à l'article L. 243-15 du Code de Sécurité Sociale émanant de l'organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions datant de moins de six (6) mois.
• Lorsque l'immatriculation du Fournisseur au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers est obligatoire ou lorsqu'il s'agit d'une profession réglementée, l'un des documents suivants :
  • Un extrait de l'inscription au registre du commerce et des sociétés (K bis) ;
  • Une carte d'identification justifiant de l'inscription au répertoire des métiers ;
  • Un devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle, à condition qu'y soient mentionnés le nom ou la dénomination sociale, l'adresse complète et le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ou à une liste ou un tableau d'un ordre professionnel, ou la référence de l'agrément délivré par l'autorité compétente ;
  • Un récépissé du dépôt de déclaration auprès d'un centre de formalités des entreprises pour les personnes en cours d'inscription.

En sus de ces informations, lorsque le Fournisseur a recours à des salariés de nationalité étrangère, il s’engage à fournir à l’ESBanque :

• Une attestation sur l'honneur, établie sur papier libre, de la réalisation du travail par des salariés employés régulièrement au regard des articles L. 5221-1 et suivants du code du travail ;
• La liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail qu’il emploie, et précisant, pour chacun d’eux, leur date d’embauche, leur nationalité et le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.